Undvik dramatiken när du säger upp vd

Pia Gideon har decenniers erfarenhet från styrelsearbete och det som brukar anges som styrelsens viktigaste uppgift: Att anställa och säga upp vd. Som lärare på Styrelsekakademiens högre ordförandeutbildning får hon också ofta frågan om hur det går till att säga upp vd.

Frågan är delikat – för även om alla som tar ett vd-jobb vet att anställningstryggheten är betydligt lägre än för ett vanligt jobb, och även om hen vet att bolaget behöver olika typer av ledning i olika faser, kan det ändå bli upprörda känslor den dag ordförande säger att nu är det dags att sluta.

– Det blir ofta dramatiskt att säga upp vd, och det kan skapa oro både internt och externt. Dessutom händer det ju så pass sällan att det är få ordförande som har rutin på det. Misstag begås helt i onödan, säger Pia Gideon.

Så hur gör man för att mildra slaget och undvika dramatiken?

En klok ordförande lägger grunden till hur relationen avslutas redan från början. Ett bra vd-avtal är nödvändigt (se Styrelsemagasinet nr 2/23). Men det kanske allra viktigaste är att den regelbundna dialogen mellan ordförande och vd fungerar väl under hela den tid som vd arbetar i bolaget.

– Det är i den dialogen man märker om vd inte klarar sin uppgift, till exempel på grund av att motivationen sjunker eller om stressnivån är övermäktig. För att få syn på det behöver man prata regelbundet, till exempel varje vecka, utan agenda. Ställ öppna frågor och låt vd tala fritt. Då hör du om det är samma problem som återkommer utan att få någon lösning. Kolla också om vd:s privatliv fungerar som det ska. Sjuka barn och annalkande skilsmässa gör ju att vd får en extra ansträngd situation, säger Pia Gideon.

Som ordförande är du både coach och kontrollant, påminner Pia Gideon.

Inför själva uppsägningen måste man ha koll på rollerna och argumenten. Exempelvis ska hela styrelsen vara enig och stå bakom uppsägningen, även om det är ordförande som genomför den.

– Diskutera noga, skapa en tydlig bild och av vad som har hänt, och vilka nya utmaningar som har tillkommit sedan vd tillträdde. Det är viktigt att ange tydliga argument för vd och inte ändra den versionen under uppsägningssamtalet.

Under styrelsens diskussioner är det vanligare än man tror att ledamöterna sugs in i personliga uppfattningar och tyckanden. Då är det viktigt att ordföranden håller samtalen på en saklig nivå. Beslutet ska bygga på en rättvis och rimlig grund. Vd sägs upp för att utvärderingen inte är tillfredsställande eller för att hen gjort något oetiskt eller illegalt.

– När det gäller det senare har styrelsen en viktig roll att se till att det rätt kultur råder på företaget, och ta reda på vad som händer bakom ridåerna.

I de fall vd är med i styrelsen, måste den träffas utan vd i ett diskret och informellt möte. Minnesanteckningar förs, men inget formellt protokoll. När allt är klart kan styrelsen ha ett möte och bifoga minnesanteckningarna.

När beslutet väl är fattat bör styrelsen formulera intern och extern kommunikation, men vänta med att gå ut med det. När dokumenten skrivs ska alla vara överens om hur situationen ska beskrivas – och sedan hålla fast vid det.

– Det är när styrelsen börjar svaja på målet och ändra historieskrivningen i efterhand som det blir kaos. Handlar det om små bolag blir det kaos på jobbet, i stora bolag blir det rubriker. Det kan bli väldigt jobbigt, säger Pia Gideon.

I förberedelserna ingår också att gå till vd-avtalet och se hur länge vd kan vara kvar och under vilka former. Eventuellt behöver styrelsen prata ihop sig om förslag som ska läggas fram för vd om hur uppdraget ska avslutas.  

Först därefter är det dags för ordföranden att ta samtalet med vd. Det blir ofta en chock. Vd kan bli mycket arg, uppriven och ledsen.  

– Var beredd på det. Blir inte förskräckt och föreslå att fortsätta samtalet en annan dag. Ta allt på en gång och bli överens om det som står i vd-avtalet. Låt samtalet ta tid, det är inte meningen att du ska vara tuff och auktoritär. Du är inte skådespelare i en amerikansk film. 

Medmänsklighet är viktigt. Fråga vd om det finns någon hemma som kan ta emot när hen kommer hem eller om det finns någon att ringa, råder Pia Gideon.  

Visa vd vilken kommunikation som styrelsen har tänkt att gå ut med och ge honom eller henne chansen att modifiera och omformulera. Ännu en gång: Se till att alla är överens om historieskrivningen.  

Det som händer sedan är att ledningen behöver informeras om att vd slutar och att det kommer en ny. Därefter går man ut internt och externt med informationen.  

– Agera snabbt. Det är ingen bra idé att en sårad vd börjar ringa runt och ge sin egen version. Handlar det om ett börsföretag finns också regler som säger att så fort det finns en överenskommelse ska den kommuniceras till aktieägarna.   

Så här säger styrelsen upp vd – tidslinje:  

• Styrelsen enas om att vd behöver sägas upp.  

• Argumenten formuleras. 

• Vd-avtalet gås igenom och styrelsen ser hur och när vd kan sluta.  

• Dokument för intern och extern kommunikation upprättas.  

• Ordförande säger upp vd i ett enskilt samtal.

• När det är gjort informeras ledningen omedelbart.

• Därefter skickas intern och extern kommunikation ut.