Invald i valberedningen? Hög tid att börja jobba!
Den valberedning som blir vald på stämman ska börja jobba så fort som möjligt. Det med syfte att få tag i de bästa styrelsekrafterna till nästa stämma. Det säger Paul Folkesson, erfaren valberedare och ordförande i Styrelseakademien Sveriges egen valberedning.
Genom åren har Paul Folkesson haft många ordförandeuppdrag, inte minst som ordförande i bland annat Optikerförbundet över 22 år, för den europeiska yrkesorganisationen med säte i Bryssel och senast som ordförande i optikernas världsorganisation med säte i St Louis, USA, samt sedan några år som ordförande i valberedningen för Styrelseakademien Sverige. I och med det stigande intresset för att professionalisera valberedningsarbetet, har valberedningen för Styrelseakademien Sverige tagit fram en utbildning för professionellt arbete i valberedning. Kursen har nyligen givits för samtliga Styrelseakademien lokala föreningar i syfte att få ett konsistent arbete i hela Sverige. Ett viktigt arbete som vårdar varumärket.
– Ju bättre jobb en valberedning gör, desto starkare styrelser får de företag de verkar i, konstaterar han. Resultat blir för bolagets eller föreningens bästa.
Vid stämmor i företag och föreningar i alla storlekar, kan valberedningens förslag på ordförande och ledamöter till stämman vara avgörande för den fortsatta utvecklingen, anser Paul Folkesson. Många företag och bostadsrättsföreningar saknar ofta en väl genomtänkt strategi för professionellt valberedningsarbete och stämman utser i värsta fall ledamöter slentrianmässigt. Inget kunde vara mer fel.
– Det är om möjligt än viktigare i mindre företag att ha en professionell valberedning. Rätt personer till styrelsen kan få företaget att utvecklas och blomstra, säger Paul Folkesson.
En spaning han gör är att det inte sällan i dessa sammanhang råder osäkerhet kring på uppdrag av vem valberedningen egentligen jobbar. Svaret är att valberedningen har uppdraget från ägarna eller medlemmarna att vaska fram det bästa förslaget till styrelse inför nästkommande stämma.
Hur går då ett professionellt valberedningsarbete till? Paul Folkesson tar avstamp i årshjulet. Är man nyvald som ordförande för en valberedning, kommer första steget redan på våren, direkt efter den stämman. Ett gott råd är att börja valberedningsarbetet direkt efter stämman.
– Uppdraget är att hitta personer som på bästa sätt uppfyller ägarnas intention enligt ägardirektiv eller föreningsstadgar. Så det måste man snabbt sätta sig in i. Ta reda på styrande dokument och håll kontakt med ägarna. Säkra kunskap om vad de vill med sitt bolag. Det här momentet är ju mycket enklare när man är omvald, men kan ta lite längre tid för den nyvalde. Av den anledningen är det inte bra att byta ut hela valberedningen vid samma tillfälle.
Nästa steg är att utvärdera styrelsen. Detta kan ske efter att styrelsen har haft några möten efter stämman. Ofta finns en utvärdering att utgå ifrån, gör annars utvärderingen som i grund är en så kallad SWOT-analys: Vad var styrelsen bra på? Vilken kompetens saknas? Vilka möjligheter eller hot kan vi se gällande bemanning i styrelsen från valberedningens horisont. Allt kopplat till ägardirektiv, styrelsens arbetsordning eller föreningsstadgar.
– Här är det viktigt att ha en dialog med såväl ägare som styrelsens ordförande och ledamöter. Kanske ordföranden rent av vill byta ut någon av ledamöterna som inte har presterat som tänkt? Eller anser ledamöterna att ordföranden bör bytas? Var lyhörd och lyssna in professionellt.
Prata också med vd, som oftast har ett kompletterande perspektiv. Styrelsen kanske inte har hela den bild av företaget som vd ser. Där kan man få fram om det till exempel saknas någon kompetens i styrelsen.
Det här arbetet kan i normalfallet inledas i början av hösten. Men om företaget befinner sig i en utsatt situation eller bransch bör valberedningen uppmärksammas på tecken på avvikelse från lagda planer så snart de uppstår. Det kräver en god kontakt med styrelsens ordförande.
– Ju större utmaningar, desto tidigare måste valberedningen börja jobba. De snabba omställningsbehov vi ser idag kräver en lyhörd och aktiv valberedning. Därför är det alltid bättre att starta arbetet inför nästa stämma tidigt.
När valberedningen har gjort sin analys och tagit fram en kravprofil på de ledamöter som behöver rekryteras, då börjar det jobb som de flesta förknippar med ordet valberedning. Det vill säga starta en sökprocess, ta fram en bruttolista på lämpliga kandidater som efter hand blir en nettolista. Leta i egna och andras nätverk. Den i valberedningen som står närmast en möjlig kandidat kontaktar den tilltänkta kandidaten. Vid ja, bestäm ett möte med kandidaten tillsammans med hela valberedningen, och gör sedan en utvärdering av den sammanvägda bedömningen. Är detta rätt person?
– Därefter går man vidare och tar referenser. Ett viktigt steg som inte får missas, men inte alltid ligger högt på att-göra-listan. Självklart ska man göra det – och det är ytterligare en anledning till att börja valberedningsarbetet i tid. Är stämman för nära förestående finns det risk för att man inte hinner med referenstagningen.
Nästa steg är att presentera förslaget för styrelseordförande och i förekommande fall aktieägare. Viktigt i sammanhanget är frågor kring intressekonflikt eller jäv. Detta gäller även gentemot valberedningen själv, påpekar Paul Folkesson.
– Valberedningen får inte komma i åtnjutande av någon personlig nytta av att en viss kandidat blir vald på stämman. Valberedningen måste stå långt ifrån tjänster och gentjänster. Återigen, det är viktigt att vara klar över på vems uppdrag arbetet utförs – för bolagets/föreningens bästa. Valberedningsarbete är en förtroendefråga och tillåter därmed inga övertramp på något håll.
Det händer inte sällan att omständigheter kommer fram under urvalsprocessen som gör att valberedningen beslutar att inte föreslå en potentiell kandidat till en styrelse. Då är det bara att börja om med ny sökprocess. Det är ytterligare ett argument för att arbetet bör starta tidigt efter stämman.
– Här är det viktigt att tydliggöra kravet på återkoppling till en tillfrågad kandidat. Den som tillfrågas har rätt att få besked om valberedningen väljer att inte fullfölja förfrågan till ett förslag till stämman. I ett professionellt arbete är det en självklarhet. Annars hamnar personen i ett vakuum och får inte veta vad som har hänt. Ett misstag som förstör relationen för framtiden och omöjliggör en ny förfrågan i framtiden.
När det finns ett samlat förslag till ny styrelse med om- eller nyval, skriver valberedningen en rapport till stämman och motiverar sitt förslag. I förslaget anger valberedningen hur man har jobbat för att komma fram till förslagen. Vidare hur valberedningen anser att styrelsen fungerar och i förekommande fall om den behövde förstärkas. Målet är att stämmans delegater ska få ett väl underbyggt förslag för att kunna ta ställning. Rapporten skickas ut tillsammans övriga stämmohandlingar.
– Det ger aktieägarna eller medlemmarna en chans att i god tid tänka efter och ta ställning före stämman.
Hur vanligt är det att valberedningsarbetet går till så här? Det vet inte Paul Folkesson med säkerhet.
– Men det jag vet är att det borde gå till så här, säger han. Nedan kan du ta del av Pauls goda råd för hur en valberedning bör arbeta.
Paul Folkessons goda råd om hur en valberedning bör arbeta
Kom ihåg att du arbetar på ägarnas eller medlemmarnas uppdrag.
Börja valberedningsarbetet tidigt, gärna direkt efter stämman.
Sätt dig in i uppdraget. Vad vill ägarna?
Arbeta med en styrelseutvärdering som underlag.
Håll kontakt med styrelseordförande och ägare under arbetets gång.
Arbeta med en bruttolista på tänkbara kandidater. Den formar sedan en nettolista som blir föremål för kontakt. Men, spara bruttolistan för kommande arbete då kanske det kan bli aktuellt ett annat år med andra kandidater på förslag till samma bolag.
Om du kontaktar en kandidat under hösten, ökar chansen att den personen accepterar. Ju närmare stämman kontakt tas minskar också chans till positivt svar. I så fall är det bättre att låta platsen vara vakant till nästa stämma.
Intressekonflikt får inte förekomma. Det är en förtroendefråga och har ingen glidande skala utan är digital… har, eller har inte förtroende. Valberedningen får inte föreslå någon för personlig vinning.
Behandla dem du kontaktar som du själv skulle vilja bli kontaktad – professionellt. Bestämmer sig valberedningen för någon annan kandidat, återkoppla och berätta för den du först frågade.
Valberedningen bör ha tre till fem ledamöter. Två har inte samma kontaktnät som tre till fem personer. Fler än fem gör jobbet tungrott.
Ta referenser på kandidaterna. Självklart i alla sammanhang. Får inte missas.
Var transparent i rapporten till stämman. Ägarna har gett dig ett uppdrag. Det är rimligt att de får klart för sig hur valberedningen har förvaltat det uppdraget.
Glöm inte: Om valberedning inte redan finns vald kan bolaget kalla till extra stämma enbart för att utse en valberedning. Och det kan göras när som helst. Som ägare kan du få en aktiv och professionell valberedning redan i år.