Filtera på:




StyrelseAkademiens medlemskap

Ett medlemskap i StyrelseAkademien kan skapa nya möjligheter för både dig och din verksamhet.

 

Som medlem erbjuds du kunskapshöjande utbildningar, aktiviteter och får tillgång till vårt breda nätverk. Vi delar med oss av vår kunskap, bland annat via Kunskapsbanken, och i medlemstidningen Professionellt Styrelsearbete. Dessutom får du medlemspriser på utbildningar och tjänster.

 

Som medlem får du:

 

 

 

Medlemspriser: Du får medlemspriser på utbildningar, kurser, seminarier, utvald styrelselitteratur och olika tjänster som underlättar styrelsearbetet.

REGISTRERA

TOTALT   1 365 SEK
  Moms 25% 235 SEK
  Att betala (medlem) 1 600 SEK
villkoren

KONTAKTA OSS

HITTA LOKAL KONTAKT?

VÄLJ ETT ÄMNE

StyrelseAkademien Sverige

16 januari 2020

Förening

Professionellt styrelsearbete

Denna artikel publicerades först i tidskriften Professionellt Styrelsearbete (2019/4), som ingår i StyrelseAkademiens medlemskap. Professionellt Styrelsearbete kommer ut med fyra nummer per år och ges ut i samarbete med Ekerlids Förlag.

MARIA RUDOLPHIS GODA RÅD FÖR ETT BRA STYRELSEARBETE

  • Utvärdera styrelsens arbete och använd resultatet till förändring och utveckling av verksamheten. Forma arbetsgrupper för att bereda vissa frågor. 
  • Arbeta med årshjul för att säkra strukturen för verksamhetsstyrning, affärsplan, utvärdering av styrelsearbete med mera. 
  • Gör ett större arbete, som spänner över en längre tid, kring affärsplanen för att dels få en överblick över verksamhetens utveckling framåt, dels för att samla alla viktiga delar som en ny vd, styrelseledamot eller ny person i affärsledningen snabbt behöver sätta sig in i. 
  • Se till att ha bra internkontroll på processer och regelefterlevnad.

Demokrati tar tid, men besluten blir kraftfulla

Livsmedelsbutik och inklippt bild på en kvinna

Coop Mitt är tredje största arbetsgivare i Gävleborg, och styrelseordföranden heter Maria Rudolphi. Här berättar hon om det speciella med att styra en federation. 

Som styrelseordförande i Coop Mitt måste Maria Rudolphi personifiera två helt olika funktioner: Den som styr organisationen, och därmed är chef över vd, samt den mer ”politiska” ledaren, det vill säga den som får folket med sig. Hon har lyckats så väl att hon blev nominerad till Guldklubban i klassen onoterade bolag för några år sedan.

Coop Mitt är en ekonomisk förening inom matvaruhandel med 250 000 med- lemmar som också är ägare. Dessutom är Coop Mitt en av de föreningar som äger KF, som också är en ekonomisk förening men på nationell nivå. Under KF finns sedan dotterbolag som servar Coop-butikerna med centrala tjänster som inköp och logistik och samordning kring e-handel. Maria Rudolphi är även ledamot i KF:s styrelse.

Det är den demokratiska processen i Coop som gör att styrelsearbetet skiljer sig från det i ett vanligt bolag, och här gäller lagen om ekonomiska föreningar. En kandideringsprocess genomförs vartannat år där de ägare/medlemmar som är intresserade av att representera sin butik kandiderar till att vara ägarombud. De 250 000 ägarna väljer sedan representanter till föreningsstämman utifrån sin butik. På stämman fattar ägarombuden beslut om vilka som ska ingå i styrelsen, utifrån den centrala valberedningens förslag.

Kod för ökad transparens
För att öka transparensen kring styrelse- arbetet och den demokratiska ägarpro- cessen har styrelsen tagit fram en kod för verksamhetsstyrning. På föreningsstämman redovisas hur verksamheten har skötts utifrån principen ”följ koden eller förklara”.

– På själva föreningsstämman är formalia densamma som på en bolagsstämma. Skillnaden är att deltagarna är valda på demokratisk väg med principen en med- lem/en röst. Man kan inte köpa sig till fler röster, säger Maria Rudolphi.
Även om det finns en styrelse och en ordförande i KF är det en federation.

– Det innebär att ingen egentligen står högst upp. Vi måste försöka att förena demokrati med affärsmässighet. Besluten förankras i en demokratisk process, vilket gör att vi måste ha andra verktyg för att komma överens än andra bolag. Inom Coop i Sverige har vi enats om ”regler för samhandel” som beskriver hur vi ska förhålla oss till varandra och hur beslutsprocesser går till. Det tar längre tid att få fram beslut än i andra bolag, och ibland kan man tycka att det skulle vara lättare, och gå snabbare, om någon pekade ut vägen. Men när ett beslut väl är fattat blir genomförandet kraftfullt.

Hur gör hon då för att få folk med sig?
– Det gäller att berätta, beskriva, involvera tidigt och lyfta fram fördelarna med det beslut jag vill att vi ska enas kring. Transparens är det viktigaste.

Stora utmaningar
Maria Rudolphi valdes till ordförande i Coop Mitt 2012 efter att ha varit vice ordförande under något år och ledamot sedan 2001. Då stod organisationen inför stora utmaningar: Resultatet från kärnverksamheten behövde lyftas. En strategisk inriktning som gick ut på att renodla verksamheten och fokusera på att sälja dagligvaror antogs. Styrelsen och vd enades om vad som borde göras, och sommaren 2014 såldes Valbo Köpcentrum.

– Om man tittar på våra siffror före 2015 kunde man tro att vi var ett fastighetsbolag. Vi tyckte det innebar för stora risker att ha ett så stort köpcentrum i vår förening. Det tog mycket tid och kraft från affärsledningen att driva fastighetsfrågorna och se till att ytorna var uthyrda, säger Maria Rudolphi.

"Det är den demokratiska processen i Coop som gör att styrelsearbetet skiljer sig från det i ett vanligt bolag.

Hon betonar att under alla de år som Coop Mitt ägde Valbo köpcentrum var det en mycket god affär. Men styrelsen förutsåg att övergången till e-handel kunde få en negativ påverkan på de typer av butiker som finns i köpcentra. Nu behöver Coop Mitt öka ansträngningarna för att vara med i samma utveckling inom dagligvaror – något som hittills har gått mycket långsammare.

Förutom försäljningen drev Maria Rudolphi och hennes styrelse igenom att Coop Mitt skulle utöka sitt geografiska område till att omfatta inte bara Gävle- borg, utan även Dalarna, Västmanlands län och norra Uppland. 39 butiker för- värvades av Coop Sverige AB vid årsskiftet 2015. När verksamheten växte och renodlades märktes det direkt i lönsamheten och några år med vinstresultat följde. Men nu behöver Coop Mitt åter lyfta resultatet och ta marknadsandelar från konkurrenter, bland annat börsnoterade Ica.

– Därför investerar vi nu i prissänkningar, vilket gör att resultatet sjunker kortsiktigt. Vi ser det som vilken investering som helst. Den ska ge avkastning, och målet är att ha en marknadsandel på 25 procent för hela verksamhetsområdet inom några år, säger Maria Rudolphi.

Ordning och reda
Som styrelseordförande vurmar hon för god planering, genomtänkt agenda och ordning och reda. Varje år utvärderar styrelsen sitt arbete, något hon genomdriver med hjälp av en mall som alla får fylla i och som Maria Rudolphi själv sammanställer inför gemensamma diskussioner. Styrelsen består bara av sju personer plus en personalrepresentant, och hon jobbar sedan med arbetsgrupper som får bereda särskilda frågor.

– Sedan brukar jag gå igenom utvärderingen med centrala valberedningen för att den ska kunna bedöma styrelsearbetet. En form av utvärdering utgörs även av uppföljningen mot verksamhetskoden.

Maria Rudolphi använder även utvärderingen i det vanliga styrelsearbetet. Det har bland annat gjort att hon, tillsammans med styrelse och affärsledning, har utvecklat Coop Mitts affärsplanering.

– Där hämtade jag mycket från min vanliga arbetsplats, Folksam.

Till vardags är hon nämligen sektionschef på försäkringsbolaget Folksam, som också är ett kundägt företag. Där har Maria Rudolphi jobbat på olika befattningar i 31 år. Just nu är det kundservice som gäller.

– Det är både roligt och spännande att få inblick i en annan verksamhet än den jag jobbar i dagligen. Som sektionschef för kundservice har jag inget resultatansvar, men inom Coop Mitt har jag lärt mig mycket om ekonomi.

Rekryterade ny vd
I våras rekryterade hon och styrelsen för Coop Mitt en ny vd. Då såg de verkligen nyttan med ett affärsplaneringsarbete som sträcker sig över flera år. Övergripande mål, önskade tillstånd på längre sikt, riskkarta, övergripande prioriterade aktiviteter och nyckeltal samlades på ett ställe.

– Att inte ha allt samlat tidigare gick bra eftersom både vd och jag hade arbetat i verksamheten under så lång tid. Men när det var dags för en ny vd blev det tydligt att vi behövde korta tiden det skulle ta för henne att sätta sig in i verksamheten. Nästa gång kanske ekonomichefen slutar, eller någon annan nyckelperson. Då måste vi ha ordning och reda, och allt samlat för att säkra verksamhetens utveckling framåt.

Text: Ingrid Kindahl | Foto: Coop

> Läs Professionellt Styrelsearbete (nr 4 2019)

Nationella partners: